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Al acceder y utilizar la plataforma SecurApp (en adelante, "la Plataforma"), desarrollada y operada por PREVENTION RISK LABORAL SAS (en adelante, "EL LICENCIANTE"), usted acepta quedar vinculado por los presentes Términos y Condiciones de Uso. Si no está de acuerdo con alguna de estas condiciones, no debe acceder ni utilizar la Plataforma.

Estos términos constituyen un acuerdo legal entre usted y EL LICENCIANTE, aplicable a todos los usuarios autorizados de la Plataforma dentro de la organización a la que pertenece.

Por medio del presente contrato, EL LICENCIANTE se obliga a entregar a EL LICENCIATARIO una licencia empresarial de uso no comercial bajo la modalidad SaaS (Software as a Service) de SECUR APP ERP GESTOR DE RIESGOS, conforme a las condiciones establecidas en la oferta técnica y comercial presentada, la cual hace parte integral de este contrato.

EL LICENCIATARIO otorgará al LICENCIANTE una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada del software SECUR APP, bajo el modelo Software as a Service (SaaS), para la gestión de procesos, riesgos, sistemas integrados de gestión y demás módulos contratados, alojado en infraestructura en la nube.

El servicio incluye:

• Acceso a los módulos contratados de SECUR APP.
• Parametrización inicial según el alcance aprobado.
• Soporte técnico funcional y tecnológico remoto.
• Actualizaciones evolutivas y correctivas estándar.
• Almacenamiento y procesamiento de información en la nube.

Parágrafo primero. Cualquier desarrollo adicional, integración especial, personalización avanzada o funcionalidad no contemplada expresamente en la propuesta comercial será considerado servicio adicional y requerirá cotización y aceptación por escrito.

Parágrafo segundo. EL LICENCIATARIO no asume obligaciones distintas a las expresamente descritas en este contrato y en la propuesta comercial aceptada.

Naturaleza del servicio SaaS: El Licenciatario reconoce y acepta que SECUR APP es un servicio tecnológico prestado bajo el modelo Software as a Service (SaaS), lo que implica que la plataforma se aloja y opera en infraestructura en la nube administrada por EL LICENCIANTE o sus proveedores tecnológicos, y se accede a ella a través de internet, sin que exista instalación local ni entrega de copias del software. En virtud de este modelo, el presente contrato no constituye venta, cesión ni transferencia de derechos de propiedad sobre el software, su código fuente, arquitectura, bases de datos, desarrollos tecnológicos, modelos analíticos o componentes de inteligencia artificial asociados, sino únicamente la concesión de un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible, condicionado al cumplimiento de las obligaciones contractuales, especialmente el pago oportuno del servicio. EL LICENCIANTE entiende que el acceso, disponibilidad y funcionamiento del sistema dependen de factores tecnológicos propios del entorno digital y que el servicio se presta de forma estandarizada, con parametrizaciones configurables, pero sin que ello implique desarrollo de software a la medida salvo acuerdo escrito independiente.

SECUR APP se presta bajo un modelo SaaS PS (Software as a Service + Professional Services), lo que implica que, además del acceso a la plataforma tecnológica en la nube bajo modalidad de suscripción, el servicio puede incluir componentes de servicios profesionales asociados a la correcta implementación, configuración y aprovechamiento del sistema. El componente SaaS corresponde al licenciamiento de uso del software, su alojamiento, mantenimiento, actualizaciones, seguridad y disponibilidad en la nube; mientras que el componente PS (Professional Services) comprende actividades tales como parametrización funcional, acompañamiento en puesta en marcha, capacitaciones, soporte especializado, integraciones puntuales, ajustes configurables, asesoría técnica y demás servicios de valor agregado que permiten adaptar la plataforma a las necesidades operativas del LICENCIANTE, sin que ello constituya desarrollo de software a la medida, salvo pacto escrito independiente. Ambos componentes conforman un servicio integral, continuo y evolutivo, enfocado en la operación eficiente del sistema más que en la entrega de un producto tecnológico.

La disponibilidad de módulos y funcionalidades depende del plan de suscripción vigente entre EL LICENCIANTE y la organización del usuario. EL LICENCIANTE se reserva el derecho de modificar, actualizar o descontinuar funcionalidades con previo aviso.

EL LICENCIANTE se obliga a:

1. Entregar la licencia de SECUR APP en los términos acordados.
2. Brindar soporte técnico, actualizaciones y mantenimiento durante la vigencia de la licencia.
3. Garantizar la disponibilidad del servicio y la seguridad de los datos conforme a estándares internacionales.
4. Cumplir con las políticas de confidencialidad y protección de datos del LICENCIATARIO.
5. Cumplir con los estándares de seguridad para garantizar la prestación del servicio.
6. No usar Datos del Cliente para fines distintos al servicio, ni transferirlos sin consentimiento.

EL LICENCIATARIO se obliga a:

1. Realizar los pagos en los tiempos y condiciones pactadas.
2. Asignar un responsable del proyecto y entregar la documentación necesaria.
3. Utilizar la licencia conforme a los fines autorizados, sin cederla a terceros.
4. Cumplir con las políticas de uso, confidencialidad y protección de datos establecidas por EL LICENCIANTE.
5. Proporcionar información precisa para implementación y cumplir con políticas de uso.
6. No copiar, modificar o distribuir el software, respetando la Propiedad Intelectual del PROVEEDOR.

Las cuentas de usuario son creadas exclusivamente por administradores autorizados de su organización a través del módulo de Gestión Corporativa. Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.

Queda prohibido:

• Compartir sus credenciales de acceso con terceros.
• Utilizar la cuenta de otro usuario.
• Intentar acceder a áreas de la Plataforma para las cuales no tiene autorización.
• Eludir o desactivar los mecanismos de seguridad implementados.

Usted se compromete a utilizar la Plataforma únicamente para los fines autorizados por su organización y de conformidad con la legislación aplicable. Está prohibido:

• Utilizar la Plataforma para actividades ilícitas o no autorizadas.
• Introducir virus, malware o cualquier código malicioso.
• Intentar realizar ingeniería inversa o descompilar el software.
• Extraer datos de forma masiva sin autorización expresa.
• Interferir con el funcionamiento normal de la Plataforma.

El LICENCIATARIO se compromete a utilizar el espacio de almacenamiento otorgado dentro de SECUR APP exclusivamente para fines empresariales y relacionados con los procesos autorizados.

Queda prohibido el almacenamiento o transmisión de contenidos ilícitos, ofensivos, difamatorios, con derechos de autor de terceros sin autorización o que afecten la seguridad del sistema.

El LICENCIATARIO no podrá utilizar SECUR APP para:

• Actividades ilícitas.
• Almacenar contenido ilegal.
• Vulnerar derechos de terceros.
• Intentar acceder a información de otros clientes.

EL LICENCIANTE podrá suspender el servicio de forma inmediata ante indicios de uso indebido.

EL LICENCIATARIO acepta que:

• Registros de acceso
• Logs del sistema
• Historial de uso
• Trazabilidad de usuarios

constituyen prueba válida del uso del servicio en cualquier proceso judicial o extrajudicial.

EL LICENCIANTE procurará una disponibilidad anual del servicio del 99%, excluyendo:

• Mantenimientos programados (notificados previamente).
• Fallas de proveedores de nube o internet.
• Ataques cibernéticos externos.
• Fuerza mayor o caso fortuito.

Estas situaciones no constituirán incumplimiento contractual.

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma, incluyendo pero no limitado a su código fuente, diseño, interfaces, logotipos, documentación y contenido original, pertenecen exclusivamente a EL LICENCIANTE.

La suscripción otorga una licencia anual bajo la modalidad SaaS PS de uso no comercial limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar la Plataforma conforme a estos términos. Esta licencia no implica cesión de derechos de propiedad intelectual. El LICENCIATARIO solo adquiere un derecho de uso no exclusivo, intransferible y temporal durante el uso, goce y disfrute de los servicios adquiridos por el pago de la licencia anual.

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre: SECUR APP, su código fuente y objeto, bases de datos estructurales, algoritmos, modelos de IA, automatizaciones, diseño, arquitectura, flujos, UX/UI, documentación técnica y funcional pertenecen única y exclusivamente a EL LICENCIANTE.

EL LICENCIATARIO se obliga a no copiar, reproducir, descompilar, modificar, hacer ingeniería inversa o crear obras derivadas, no permitir el acceso al sistema a terceros no autorizados, no usar la plataforma para desarrollar soluciones competidoras directa o indirectamente. El incumplimiento dará lugar a terminación inmediata y a las acciones civiles, penales y comerciales correspondientes.

EL LICENCIANTE se esfuerza por mantener la Plataforma disponible y funcionando correctamente. Sin embargo, no garantiza un servicio ininterrumpido o libre de errores.

EL LICENCIANTE no será responsable por:

• Pérdidas derivadas de interrupciones del servicio por causas de fuerza mayor.
• Daños causados por el uso indebido de la Plataforma por parte del usuario.
• Pérdida de datos ocasionada por acciones del usuario o de su organización o de terceros.
• Incompatibilidades con sistemas o dispositivos de terceros.
• Decisiones administrativas, operativas, legales o técnicas tomadas por el LICENCIATARIO con base en la información del sistema.
• Sanciones impuestas por autoridades derivadas de la gestión interna del LICENCIATARIO.
• Fallas de conectividad a internet del LICENCIATARIO.
• Interrupciones por fuerza mayor o caso fortuito.

En cualquier caso, la responsabilidad total de EL LICENCIANTE no superará el valor efectivamente pagado por el LICENCIATARIO durante los últimos doce (12) meses del contrato.

EL LICENCIANTE se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas a los usuarios a través de la Plataforma y entrarán en vigencia una vez sean aceptadas.

El uso continuado de la Plataforma después de la notificación de cambios constituye la aceptación de los nuevos términos. Si no está de acuerdo con las modificaciones, deberá dejar de utilizar la Plataforma.

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de estos términos será sometida a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

Las partes acuerdan agotar los mecanismos de resolución alternativa de conflictos antes de acudir a la vía judicial.

Para consultas relacionadas con estos Términos y Condiciones, puede contactarnos a través de:

• Correo electrónico: juridico@prlcol.co
• Sitio web: www.securapp.co

PRLCOL S.A.S.

Tocancipá, Cundinamarca Colombia

En el marco de la prestación del servicio, SecurApp recopila la siguiente información:

• Datos de identificación: nombre, apellido, número de identificación, correo electrónico, número de celular.
• Datos laborales: cargo, área, centro de trabajo, tipo de contrato, fecha de nacimiento.
• Datos de acceso: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, historial de sesiones.
• Datos de uso: acciones realizadas dentro de la Plataforma, módulos utilizados, fechas y horarios de acceso.
• Fotografía de perfil (cuando es proporcionada por el usuario o su organización).

La información recopilada se utiliza para:

• Proveer y mantener el funcionamiento de la Plataforma.
• Autenticar y verificar la identidad de los usuarios.
• Gestionar los permisos y roles de acceso.
• Generar reportes y análisis para la organización del usuario.
• Enviar notificaciones relacionadas con el servicio.
• Mejorar la seguridad y detectar actividades sospechosas.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.

PRLCOL no vende, alquila ni comparte información personal con terceros para fines comerciales. La información puede ser compartida únicamente en los siguientes casos:

• Con la organización a la que pertenece el usuario, conforme a su rol y permisos.
• Con proveedores de servicios que asisten en la operación de la Plataforma, bajo acuerdos de confidencialidad.
• Cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente.
• Para proteger los derechos, propiedad o seguridad de PRLCOL, sus usuarios u otros.

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger su información, incluyendo:

• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos bcrypt.
• Autenticación de dos factores (2FA) disponible para todos los usuarios.
• Registro de dispositivos de confianza con hash criptográfico.
• Monitoreo y auditoría de eventos de autenticación.
• Protección contra ataques de fuerza bruta mediante limitación de intentos.
• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS.

Ningún sistema es completamente seguro. PRLCOL no puede garantizar la seguridad absoluta de la información, pero se compromete a aplicar las mejores prácticas de la industria.

Los datos personales se conservan mientras la relación contractual entre PRLCOL y la organización del usuario esté vigente, y por el período adicional que establezca la legislación aplicable.

Los registros de auditoría de autenticación se conservan por un mínimo de 12 meses. Los tokens de autenticación expirados se eliminan automáticamente después de 30 días. Los dispositivos de confianza inactivos se revocan después de 90 días.

En SECUR APP, la privacidad y la integridad de la información médica de sus colaboradores es nuestra prioridad. Al utilizar este módulo (en caso de que aplique), el Administrador y la Empresa reconocen el tratamiento especial de los datos aquí consignados.

Naturaleza de los Datos Recopilados

Dentro del módulo de Medicina Laboral, el sistema procesará información categorizada como Datos Sensibles, que incluye pero no se limita a:

• Resultados de exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y retiro).
• Antecedentes patológicos y restricciones médicas.
• Registros de ausentismo por enfermedad general o profesional.
• Información sobre discapacidades o condiciones de salud especiales.

Finalidad del Tratamiento

La información recopilada será utilizada exclusivamente para:

• Garantizar el seguimiento de la salud de los trabajadores en el marco del SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo).
• Cumplir con las obligaciones legales de vigilancia epidemiológica.
• Gestionar reincorporaciones laborales y recomendaciones de puestos de trabajo.
• Generar reportes estadísticos anonimizados para la prevención de riesgos.

Acceso Restringido y Confidencialidad

El acceso a los datos de medicina laboral está estrictamente limitado por el principio de necesidad de conocer.

Reserva de la Historia Clínica: Se reconoce que la historia clínica ocupacional es un documento privado sometido a reserva legal. Solo podrá ser visualizada por el personal médico competente y los roles autorizados bajo estrictos protocolos de seguridad.

Seguridad: SECUR APP implementa medidas de cifrado y logs de auditoría para rastrear quién, cuándo y para qué se consultó un dato sensible.

Compromiso del Administrador

Al dar clic en "Aceptar", usted como Administrador declara que:

• Cuenta con la autorización expresa e informada de los titulares (empleados) para el tratamiento de sus datos sensibles.
• Hará uso de la información únicamente para fines laborales y de salud, evitando cualquier acto de discriminación basado en el estado de salud del trabajador.

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se da a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Para ejercer estos derechos, contacte a su administrador organizacional o escriba a juridico@prlcol.co.

SecurApp utiliza cookies de sesión necesarias para el funcionamiento de la Plataforma, incluyendo:

• Cookies de autenticación para mantener su sesión activa.
• Cookies de seguridad para la protección CSRF.
• Almacenamiento local para preferencias de interfaz.

Estas cookies son estrictamente necesarias y no se utilizan con fines de rastreo publicitario.

PRLCOL puede actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Los cambios significativos serán notificados a los usuarios a través de la Plataforma, y se requerirá una nueva aceptación cuando la actualización lo amerite.

La fecha de última actualización se indica al inicio del documento.

PRLCOL S.A.S., sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Tocancipá, Cundinamarca, es la entidad responsable del tratamiento de sus datos personales en calidad de Encargado del Tratamiento.

Su organización actúa como Responsable del Tratamiento, habiendo contratado los servicios de SecurApp para la gestión de información de sus colaboradores.

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestión de la relación laboral y organizacional del usuario.
• Administración de accesos, permisos y roles dentro de la Plataforma.
• Generación de reportes de gestión para la organización.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias en materia laboral y de seguridad.
• Comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Mejora continua de la Plataforma y sus funcionalidades.
• Soporte técnico y resolución de incidencias.

En función de los módulos habilitados por su organización, se podrán recopilar:

• Datos de identificación personal (nombre, cédula, correo, teléfono).
• Datos laborales (cargo, área, centro de trabajo, tipo de vinculación).
• Datos de navegación y uso de la Plataforma.
• Datos biométricos (cuando aplique, conforme a política específica).
• Datos de geolocalización (cuando aplique, conforme a política específica).
• Documentos cargados por el usuario o su organización.
• Datos sensibles, médicos (uso de módulos con dichas características si aplica).

Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Derecho de acceso: conocer qué datos suyos están siendo tratados.
• Derecho de actualización: solicitar la corrección de datos inexactos.
• Derecho de rectificación: modificar datos incompletos o erróneos.
• Derecho de supresión: solicitar la eliminación de datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
• Derecho de revocatoria: revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• Derecho de consulta: consultar de forma gratuita sus datos al menos una vez al mes.

Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados, el titular deberá:

1. Enviar una solicitud escrita a juridico@prlcol.co indicando:

- Nombre completo y número de identificación.

- Descripción de los hechos y el derecho que desea ejercer.

- Dirección de correspondencia y/o correo electrónico para notificaciones.

- Documentos que soporten la solicitud (si aplica).

1. PRLCOL atenderá la solicitud dentro de los siguientes plazos:

- Consultas: máximo diez (10) días hábiles.

- Reclamos: máximo quince (15) días hábiles.

Si la solicitud está incompleta, se requerirá al titular para que la complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

La presente autorización de tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su aceptación y mientras subsista la finalidad del tratamiento o la relación contractual entre PRLCOL y la organización del usuario.

Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas y conforme a los plazos legales aplicables.